De ondernemersvolmacht - continuïteit voor uw bedrijf als u (tijdelijk) uitvalt

Als ondernemer schakelt u tussen meerdere vlakken. U tekent contracten, autoriseert betalingen en neemt op dagelijkse basis besluiten die uw bedrijf draaiende houden. Maar wat als u door ziekte, een ongeval of een periode van afwezigheid tijdelijk niet kunt handelen? Dan kan uw onderneming vastlopen op momenten dat snelheid nodig is. Met een ondernemersvolmacht legt u vast wie namens u mag optreden, zodat uw bedrijf door kan.

Bij Westvaer denken we graag vooruit. Een volmacht is een praktische regeling die u en uw team rust geeft en die helpt om rechtszekerheid te waarborgen als het even anders loopt. Toegevoegd notaris Joyce van der Zande legt uit hoe het werkt.

Wat is een ondernemersvolmacht?

Een ondernemersvolmacht is een notarieel vastgelegde volmacht waarmee u één of meer personen aanwijst die namens u mogen handelen voor uw onderneming. U bepaalt zelf hoe ruim of beperkt die bevoegdheden zijn. Denk aan:

• betalingen doen en bankzaken regelen
• contracten ondertekenen
• contact met accountant, Belastingdienst of belangrijke leveranciers
• personeelszaken (bijv. verlengen van contracten)

Waarom is dit relevant voor mkb’ers?

In het mkb is de organisatie vaak compact. Daardoor zijn bevoegdheden geregeld “in de praktijk” in plaats van op papier. Dat gaat goed tot er onverwacht uitval is. Dan kunnen er vragen ontstaan als: wie mag tekenen, wie mag geld overmaken, wie mag namens het bedrijf afspraken maken? Een ondernemersvolmacht voorkomt stilstand en geeft duidelijkheid richting medewerkers, zakenpartners en de bank.

Koppeling met levenstestament en ondernemingsstructuur

Een ondernemersvolmacht staat zelden op zichzelf. Vaak is het verstandig om deze te laten aansluiten op:

• Uw levenstestament (privé): hierin regelt u wie uw persoonlijke en financiële zaken behartigt als u dat zelf niet kunt. Als privé en zakelijk door elkaar lopen (wat bij veel ondernemers zo is), is die afstemming belangrijk.
• Statuten / bestuurdersbevoegdheid van uw B.V.: in een B.V. bepaalt niet alleen een volmacht, maar ook de governance (wie is bestuurder, wat mag het bestuur, wat zeggen de statuten?). Wij kijken daarom altijd naar de combinatie van volmacht én structuur.

Waar letten wij op bij het opstellen?

Een goede ondernemersvolmacht is duidelijk en werkbaar. Belangrijke keuzes zijn:

• Wie wijst u aan (en is er een vervanger)?
• Wanneer mag de volmacht worden gebruikt (direct, of pas bij aantoonbare wilsonbekwaamheid)?
• Welke handelingen zijn toegestaan (en welke juist niet)?
• Financiële grenzen (bijvoorbeeld een maximumbedrag per transactie)
• Controle & transparantie (bijvoorbeeld een periodieke rapportage aan u of een tweede persoon)

Zo zorgen we ervoor dat u regie houdt, ook als u tijdelijk niet zelf kunt handelen.

Advies op maat

Wilt u weten of een ondernemersvolmacht voor uw onderneming nodig is en of uw bedrijf kan doorlopen als u onverwacht uitvalt? Neem contact op met Westvaer. We bespreken kort uw rechtsvorm, uw rol en uw wensen en leggen het helder vast. Zodat u een oplossing heeft waar u écht verder mee kunt.

Neem contact op

Samenvatting

• Een ondernemersvolmacht voorkomt dat uw bedrijf stilvalt als u tijdelijk niet kunt handelen.
• Het is vooral relevant in het mkb, waar bevoegdheden vaak bij één persoon liggen.
• Slim is om dit te koppelen aan een levenstestament en - bij een B.V. - aan statuten/bestuur.
• Westvaer helpt u met een werkbare, juridisch correcte volmacht met duidelijke grenzen en afspraken.

Terug naar overzicht