Wat is een UBO? Alles over het UBO-register en de UBO-verklaring

Wat is een UBO en waarom is het belangrijk?

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, oftewel de uiteindelijk belanghebbende eigenaar van een organisatie. Simpel gezegd is dit de persoon die de touwtjes in handen heeft of financieel het meest profiteert van een bedrijf. Dit kan een individu zijn of een groep personen, afhankelijk van de bedrijfsstructuur. Denk aan iemand met meer dan 25% van de aandelen of stemrechten binnen een organisatie.

De term UBO klinkt misschien ingewikkeld, maar de reden achter de registratieplicht is simpel: meer transparantie en het tegengaan van witwaspraktijken en terrorismefinanciering. In deze blog leggen wij uit hoe het zit met UBO, het UBO-register, en waarom de UBO-verklaring belangrijk is.

Het UBO-register: wat is het precies?

Het UBO-register is een centraal systeem waarin alle UBO’s van bedrijven en andere juridische entiteiten in Nederland zijn geregistreerd. Het register werd op 27 september 2020 ingevoerd als onderdeel van Europese regelgeving. De bedoeling? Transparantie bevorderen en financiële criminaliteit bestrijden.

Voor wie is het UBO-register verplicht?

De registratieplicht geldt voor bijna alle rechtspersonen en ondernemingen, zoals:

  • Bv’s en nv’s;
  • Stichtingen en verenigingen;
  • Coöperaties;
  • Maatschappen, vof’s en cv’s.

Beursgenoteerde bedrijven en enkele andere organisaties, zoals kerken of verenigingen van eigenaars (VvE’s), zijn vrijgesteld van deze verplichting.

Waarom moet u als bedrijf een UBO registreren?

Bedrijven zijn wettelijk verplicht om hun UBO te registreren bij de Kamer van Koophandel (KvK). U moet hierbij gegevens aanleveren zoals de naam, geboortedatum, nationaliteit en het belang van de UBO in uw organisatie. Dit kan bijvoorbeeld een financieel belang zijn of zeggenschap over belangrijke beslissingen.

Westvaer Notarissen is u graag van dienst bij het registreren van de UBO’s voor uw organisatie. Ook voor vragen staan wij graag voor u klaar. 

Hoe werkt een UBO-verklaring?

De UBO-verklaring is een officieel document waarin staat wie binnen een organisatie als UBO wordt aangemerkt. Het opstellen van zo’n verklaring is vaak een taak voor een notaris. De notaris helpt niet alleen bij het vaststellen van de UBO’s, maar zorgt er ook voor dat de informatie correct en compleet wordt geregistreerd bij de KvK. Dit proces kan ingewikkeld zijn, vooral als er meerdere belanghebbenden of onduidelijke eigendomsstructuren zijn.

Heeft u te maken met een wijziging in de UBO-status? Dan moet dit direct worden doorgegeven om het register actueel te houden. Dit heet de terugmeldplicht.

Toegankelijkheid van het UBO-register

In eerste instantie was het UBO-register openbaar toegankelijk, zodat iedereen kon zien wie de belanghebbenden zijn binnen een organisatie. Maar in november 2022 oordeelde het Europese Hof van Justitie dat deze openbaarheid te ver ging. Sindsdien is het register alleen nog toegankelijk voor bevoegde instanties, zoals de Belastingdienst en het Openbaar Ministerie.

Voor bedrijven betekent dit dat de registratieplicht blijft bestaan, maar dat gevoelige informatie beter wordt beschermd tegen ongewenste inkijk.

UBO en de notaris

Een notaris speelt een cruciale rol bij de UBO-registratie. Zij helpen niet alleen met het vaststellen van de juiste UBO’s, maar zorgen er ook voor dat alle gegevens op de juiste manier worden gedocumenteerd en geregistreerd. Bij een conflict of twijfel over wie de UBO is, kunt u rekenen op juridisch advies van de notaris.

Daarnaast geldt voor notarissen een terugmeldplicht. Dit betekent dat zij verplicht zijn om verschillen tussen hun eigen gegevens en het UBO-register te melden bij de KvK. Op deze manier blijft het register betrouwbaar en up-to-date.

Veelgemaakte fouten bij UBO-registraties

UBO-registratie lijkt soms eenvoudiger dan het is. Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen:

  • Telaat registreren: nieuwe bedrijven moeten bij oprichting direct een UBO registreren. Voor bestaande bedrijven gold een deadline van maart 2022;
  • verkeerde informatie aanleveren: het niet correct invullen van de gegevens kan leiden tot boetes;
  • niet up-to-date houden: wijzigingen in de structuur of eigenaarschap moeten direct worden doorgegeven.

Voorkom deze fouten door u goed te laten informeren of door samen te werken met een ervaren notaris.

Waarom is het UBO-register belangrijk?

Het UBO-register draagt bij aan een transparante bedrijfsomgeving waarin het moeilijker is om financiële criminaliteit te verbergen. Daarnaast versterkt het vertrouwen tussen zakenpartners en investeerders. Transparantie maakt bedrijven niet alleen betrouwbaarder, maar voorkomt ook juridische problemen.

Heeft u vragen over een UBO?

Neem dan gerust contact op met onze collega’s van de afdeling ondernemingsrecht.

Terug naar overzicht